Kebijakan Privasi

Pendahuluan & Komitmen Privasi

Selamat datang di Hubme. Privasi dan keamanan data Anda merupakan prioritas fundamental bagi kami. Dokumen Kebijakan Privasi ini menerangkan bagaimana PT. Digital Mediatek Solusindo ("Hubme", "kami", "kita", atau "Perusahaan") mengumpulkan, mengelola, memproses, menyimpan, melindungi, dan mengungkapkan Data Pribadi yang diperoleh melalui ekosistem layanan kami.

Ruang lingkup Kebijakan Privasi ini berlaku untuk:

Portal publik dan situs web pemasaran kami di https://hubme.id.
Aplikasi konsol web SaaS dan Progressive Web App (PWA) di https://app.hubme.id.
Antarmuka pemrograman aplikasi (Core REST API) di https://api.hubme.id.
Aplikasi desktop dan mobile terhubung resmi Hubme, serta modul-modul bisnis terkait (seperti CRM, HRIS, Brankas Dokumen DGS, Mesin Faktur, dan Konferensi Video).

Dengan mendaftar, mengakses, atau menggunakan Layanan Hubme, Anda menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh ketentuan pemrosesan data pribadi sebagaimana diuraikan dalam dokumen ini.

Definisi dan Istilah

Kecuali ditentukan lain dalam konteks kalimat, istilah-istilah di bawah ini memiliki makna sebagai berikut:

a. Hubme / Platform:Platform perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) modular multi-tenant yang dikembangkan dan dioperasikan oleh PT. Digital Mediatek Solusindo.

b. Pengguna (User):Setiap individu yang mengakses platform, baik sebagai pengunjung situs web publik, pengguna terdaftar, perwakilan organisasi, maupun anggota tim yang diundang ke dalam workspace.

c. Organisasi / Tenant:Entitas bisnis, perusahaan, atau instansi pelanggan yang berlangganan ruang kerja terisolasi (workspace) di platform Hubme.

d. Administrator Tenant:Pengguna yang ditunjuk oleh Pelanggan untuk memiliki hak kendali administratif atas akun organisasi, alokasi lisensi modul, penugasan peran (RBAC), dan pengelolaan anggota tim.

e. Data Pribadi:Data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya, baik secara langsung maupun tidak langsung, melalui sistem elektronik atau nonelektronik, sesuai ketentuan UU PDP No. 27/2022.

f. Konten Pelanggan (Tenant Content):Seluruh data transaksi, berkas dokumen, catatan relasi klien (CRM), arsip kepegawaian (HRIS), templat formulir, dan informasi bisnis yang dimasukkan atau diproses oleh Tenant ke dalam lingkungan workspace mereka.

g. Pihak Ketiga:Pihak independen di luar Pengguna, Tenant, dan Hubme, termasuk mitra penyedia infrastruktur cloud, gerbang pembayaran, atau penyedia autentikasi federasi.

Informasi yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan informasi berdasarkan interaksi nyata Anda dengan platform Hubme dalam tiga kategori utama:

A. Data yang Anda Berikan Secara Langsung

Informasi Pendaftaran Akun: Nama lengkap, alamat email kerja, nomor kontak telepon/WhatsApp, dan kata sandi yang di-hash dengan aman.
Profil Pengguna: Foto profil, jabatan, divisi kerja, dan preferensi antarmuka (bahasa dan zona waktu regional).
Informasi Organisasi & Brand: Nama entitas bisnis, nomor pokok wajib pajak (jika diperlukan untuk faktur resmi), alamat kantor, logo perusahaan, dan palet warna kustom organisasi.
Komunikasi & Dukungan: Pertanyaan, tiket bantuan teknis, atau korespondensi yang Anda kirimkan kepada tim dukungan kami.

B. Data yang Dikumpulkan Secara Otomatis

Informasi Perangkat & Jaringan: Alamat Protokol Internet (IP address), jenis peramban web (user-agent), resolusi layar, tipe perangkat keras, dan sistem operasi yang digunakan.
Jejak Audit Forensik (Audit Trail Logs): Rekaman kejadian append-only yang mencakup stempel waktu (timestamp), aksi yang dilakukan (seperti login, pembaruan izin peran, atau mutasi data sensitif), dan identitas aktor pemrakarsa.
Data Keamanan & Sesi: Status token sesi JWT aktif, status verifikasi Turnstile bot protection, serta parameter keamanan deteksi anomali pada Engine Anti-Fraud.
Data Lokalisasi: Preferensi wilayah administratif Kemendagri (provinsi/kota) yang dipilih saat bertransaksi atau mengonfigurasi faktur.

C. Data yang Diterima dari Pihak Ketiga Terverifikasi

Penyedia Single Sign-On (OAuth 2.0 / SAML): Apabila Anda memilih untuk masuk menggunakan Google, Microsoft Entra ID, GitHub, atau Facebook, kami menerima nama terverifikasi, alamat email, pengenal unik akun pihak ketiga, serta tautan avatar publik yang Anda izinkan.
Gerbang Pembayaran (Midtrans): Konfirmasi status pembayaran faktur, nomor virtual account atau ID transaksi QRIS, tanpa menyimpan nomor kartu kredit atau CVV di server kami.

Tujuan Pemrosesan Data

Kami hanya memproses Data Pribadi untuk tujuan yang sah, spesifik, dan proporsional terhadap kebutuhan pengoperasian platform Hubme:

Penyediaan dan Pemeliharaan Layanan: Mengaktifkan ruang kerja tenant, memvalidasi sesi kerja, memuat modul bisnis yang terlisensi, dan menyediakan fungsionalitas workspace.
Autentikasi & Otorisasi Ketat: Memverifikasi identitas pengguna melalui multi-faktor autentikasi (OTP email, Passkey FIDO2, TOTP Authenticator) serta menegakkan matriks izin peran (RBAC).
Isolasi Multi-Tenancy: Memastikan batas data antar-organisasi klien terpartisi secara kokoh sehingga tidak terjadi kebocoran lintas tenant.
Pencatatan Audit Trail & Kepatuhan: Memelihara rekaman forensik append-only atas aktivitas administratif guna memenuhi prinsip akuntabilitas dan auditibilitas.
Penagihan & Administrasi Faktur: Menerbitkan tagihan paket langganan SaaS, rekonsiliasi tarif PPN 11% / PPh 23 resmi, dan pemantauan masa aktif lisensi.
Pencegahan Kejahatan Siber & Anti-Fraud: Mendeteksi login mencurigakan, pembobolan kata sandi berulang, serangan velocity, dan anomali geospasial.
Dukungan Teknis & Komunikasi Layanan: Menyampaikan pengumuman pembaruan sistem penting, peringatan keamanan insiden, dan merespons tiket kendala teknis.

Dasar Hukum Pemrosesan

Berdasarkan Pasal 20 UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, pemrosesan data oleh Hubme berlandaskan pada dasar-dasar hukum berikut:

Pelaksanaan Perjanjian Kontrak

Pemrosesan yang wajib dilakukan untuk memenuhi hak dan kewajiban berdasarkan Ketentuan Layanan atau kontrak langganan SaaS yang Anda sepakati.

Persetujuan Sah Subjek Data

Persetujuan eksplisit yang Anda berikan saat mendaftar, mengaktifkan fitur integrasi tertentu, atau memilih preferensi komunikasi opsional.

Kewajiban Hukum Regulasi

Kewajiban penyimpanan bukti audit, pembukuan keuangan, dan pelaporan perpajakan sesuai peraturan perundang-undangan di Republik Indonesia.

Kepentingan yang Sah (Legitimate Interest)

Kepentingan menjaga ketahanan siber platform, mencegah penipuan finansial, dan melindungi integritas infrastruktur multi-tenant.

Peran SaaS: Data Akun vs Data Tenant

Dalam arsitektur SaaS multi-tenant, terdapat pembagian tanggung jawab hukum yang jelas mengenai pihak yang mengendalikan data:

1. Hubme sebagai Pengendali Data Pribadi (Data Controller)

Hubme bertindak sebagai Pengendali Data sehubungan dengan informasi pendaftaran akun, data kontak perwakilan organisasi, kredensial autentikasi, log audit sistem, dan data penagihan langganan. Untuk kategori data ini, Hubme menentukan tujuan dan cara pemrosesan sesuai kebijakan ini.

2. Hubme sebagai Prosesor Data SaaS (Data Processor)

Sehubungan dengan Konten Pelanggan (berkas dokumen yang diunggah ke Brankas Dokumen DGS, data prospek dan kontak pada modul CRM, rekaman data karyawan di modul HRIS, dan tanda tangan elektronik), Pelanggan/Tenant bertindak sebagai Pengendali Data. Hubme hanya bertindak sebagai Prosesor Data yang memproses informasi tersebut semata-mata atas instruksi dan demi kepentingan Pelanggan. Pelanggan bertanggung jawab memastikan bahwa mereka memiliki hak, persetujuan, dan dasar hukum yang sah untuk mengunggah data pihak ketiga ke dalam platform.

Cookies dan Teknologi Serupa

Platform Hubme menggunakan cookies, session storage, dan local storage peramban untuk fungsi-fungsi berikut:

Cookies Wajib (Strictly Necessary): Diperlukan agar sistem dapat mengenali sesi login Anda, menjaga keamanan token JWT, mencegah serangan Cross-Site Request Forgery (CSRF), dan mempertahankan preferensi tema antarmuka (terang/gelap). Kategori ini tidak dapat dinonaktifkan karena esensial bagi fungsi platform.
Cookies Kinerja & Analitik: Membantu kami memahami performa pemuatan modul dan mendeteksi kesalahan teknis secara agregat dan teranonimisasi tanpa melacak profil individu Anda di luar situs Hubme.
Preferensi Promosi: Pengguna dapat memilih untuk menolak email promosi sewaktu-waktu melalui fitur Marketing Opt-Out tanpa mengorbankan fungsionalitas inti aplikasi.

Anda dapat mengatur peramban web Anda untuk menolak semua atau sebagian cookies. Namun, jika Anda menonaktifkan cookies wajib, Anda tidak akan dapat masuk atau menggunakan aplikasi konsol Hubme.

Pembagian Data kepada Pihak Ketiga

Prinsip Utama: Hubme tidak pernah menjual, menyewakan, atau memperdagangkan Data Pribadi Anda kepada pihak ketiga mana pun untuk tujuan periklanan atau monetisasi data.

Data Pribadi hanya dapat dibagikan kepada pihak ketiga dalam batas yang sangat ketat berikut:

Penyedia Infrastruktur Cloud & Storage: Mitra cloud compute server dan penyimpanan objek terenkripsi (seperti Backblaze B2 / AWS S3) yang memproses transmisi data berstandar TLS 1.3 dan enkripsi at-rest.
Penyedia Gerbang Pembayaran: Midtrans (PT Midtrans) untuk memproses validasi transaksi QRIS dan Virtual Account pembayaran langganan.
Penyedia Layanan Konferensi: Agora RTC dan Zoom API untuk menghubungkan sesi video conference yang diinisiasi oleh pengguna di dalam modul kalender atau rapat kerja.
Kepatuhan Peraturan Perundang-undangan: Apabila diwajibkan secara sah oleh putusan pengadilan, perintah aparat penegak hukum, atau instruksi otoritas regulator Republik Indonesia yang berwenang sesuai tata kelola hukum yang berlaku.

Integrasi Pihak Ketiga Independen

Platform kami menyediakan opsi integrasi dengan penyedia pihak ketiga, termasuk Google Workspace, Microsoft 365, GitHub, dan Meta. Ketika Anda memilih untuk menggunakan penyedia pihak ketiga tersebut untuk masuk atau menyinkronkan data, interaksi Anda tunduk pada kebijakan privasi dan ketentuan layanan masing-masing penyedia tersebut.

Kami menyarankan Anda untuk mempelajari kebijakan privasi dari setiap penyedia layanan pihak ketiga yang Anda gunakan sehubungan dengan integrasi Hubme.

10.

Transfer dan Lokasi Infrastruktur

Infrastruktur server dan basis data utama kami dioperasikan dengan mematuhi ketentuan regulasi penyelenggaraan sistem elektronik di Indonesia. Apabila terdapat pemrosesan yang melibatkan jaringan komputasi awan global (misalnya pengiriman email transaksional atau penyimpanan cadangan terdistribusi), seluruh transfer data lintas batas dilakukan dengan menerapkan perjanjian pemrosesan data (DPA), standar enkripsi mutakhir, dan mekanisme perlindungan yang setara dengan amanat UU PDP.

11.

Retensi dan Masa Simpan Data

Kami menyimpan Data Pribadi hanya selama diperlukan untuk mencapai tujuan pemrosesan yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini, dengan pedoman retensi sebagai berikut:

Data Akun Aktif: Disimpan selama akun Anda dan workspace organisasi yang menaungi Anda berstatus aktif.
Jejak Audit Forensik (Audit Trail): Disimpan secara append-only untuk jangka waktu kepatuhan keamanan dan auditabilitas insiden siber.
Data Transaksi Finansial & Faktur Pajak: Disimpan sekurang-kurangnya sesuai ketentuan undang-undang perpajakan Republik Indonesia (umumnya minimal 5 hingga 10 tahun).
Konten Pelanggan Setelah Pengakhiran Layanan: Diberikan masa tenggang (grace period) sebelum dilakukan pemusnahan permanen dari penyimpanan produksi dan pencadangan.

12.

Hak Pengguna (Hak Subjek Data)

Sesuai dengan Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda sebagai Subjek Data memiliki hak-hak yang dijamin oleh hukum, antara lain:

1. Hak Memperoleh KejelasanMendapatkan informasi mengenai kejelasan identitas, dasar kepentingan hukum, dan tujuan pemrosesan data.

2. Hak Akses dan SalinanMengakses dan memperoleh salinan Data Pribadi tentang diri Anda sesuai peraturan perundang-undangan.

3. Hak Melengkapi & MemperbaikiMemperbaiki kesalahan, ketidakakuratan, atau ketidaklengkapan data pribadi akun Anda.

4. Hak Pengakhiran & PenghapusanMeminta penghentian pemrosesan atau penghapusan Data Pribadi (Right to be Forgotten) sesuai batas yang diatur hukum.

5. Hak Menarik PersetujuanMenarik kembali persetujuan pemrosesan data yang sebelumnya telah Anda berikan kepada Hubme.

6. Hak Portabilitas DataMendapatkan dan/atau mentransfer Data Pribadi Anda ke pengendali data lain dalam format terstruktur dan umum.

Untuk menjalankan hak-hak di atas, Anda dapat mengajukan permohonan resmi kepada Tim Kepatuhan dan DPO kami melalui email: [email protected].

13.

Prosedur Penghapusan Data

Apabila Anda ingin menutup akun pengguna Anda atau meminta penghapusan Data Pribadi, Anda dapat mengajukan permohonan tertulis melalui administrator organisasi Anda atau langsung ke email [email protected] dengan mencantumkan bukti verifikasi kepemilikan akun yang sah.

Pengecualian Hukum atas Penghapusan Data

Mohon diperhatikan bahwa hak penghapusan data tunduk pada batasan hukum. Kami tidak dapat menghapus catatan log audit transaksi, faktur pajak resmi yang telah dilaporkan ke otoritas perpajakan, atau data yang sedang dalam proses investigasi sengketa hukum atau keamanan, sampai kewajiban penyimpanan berdasarkan hukum berakhir.

14.

Langkah Keamanan Teknis & Organisatoris

Kami menerapkan serangkaian perlindungan administratif, teknis, dan fisik yang dirancang untuk melindungi Data Pribadi dari kehilangan yang tidak disengaja, akses tanpa izin, manipulasi, atau pengungkapan ilegal.

Kriptografi Kata Sandi: Kata sandi pengguna diamankan menggunakan algoritma hash satu arah tingkat tinggi (Argon2 / Bcrypt) dengan salt unik.
Autentikasi Multi-Faktor (MFA): Dukungan verifikasi dua langkah melalui OTP email 6-digit, aplikasi TOTP Authenticator, dan kunci perangkat keras Passkey FIDO2/WebAuthn.
Segel Integritas Kriptografis: Dokumen yang diunggah ke Brankas Berkas DGS diverifikasi menggunakan perhitungan hash SHA-256 guna mendeteksi manipulasi berkas (tamper-evident).
Isolasi Multi-Tenant Partisi Ketat: Query data di tingkat basis data dan layer service mengikat tenant_id secara konsisten.
Audit Trail Append-Only: Riwayat perubahan data dicatat ke dalam tabel audit yang tidak mengizinkan pembaruan atau penghapusan catatan log.

Pernyataan Batasan Keamanan Realistis

Meskipun kami menerapkan standar pengamanan tingkat enterprise, tidak ada metode transmisi data melalui internet atau metode penyimpanan elektronik yang dapat dijamin 100% bebas dari segala ancaman. Kami tidak dapat menjanjikan keamanan absolut terhadap setiap potensi insiden siber yang berada di luar kendali wajar teknologi saat ini.

15.

Perlindungan Data Anak di Bawah Umur

Platform Hubme merupakan solusi perangkat lunak produktivitas dan operasional bisnis B2B yang dirancang untuk digunakan oleh tenaga kerja profesional dan organisasi usaha. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan atau meminta Data Pribadi dari anak-anak yang belum mencapai batas usia kedewasaan hukum sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Jika kami mengetahui bahwa kami secara tidak sengaja telah mengumpulkan Data Pribadi anak di bawah umur tanpa persetujuan sah dari orang tua atau wali, kami akan segera mengambil tindakan untuk menghapus informasi tersebut dari sistem kami.

16.

Pembaruan Kebijakan Privasi

Kami dapat meninjau dan memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu guna menyesuaikan dengan perkembangan fitur teknologi baru, praktik operasional, atau perubahan dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Jika terdapat perubahan yang bersifat material, kami akan memberikan pemberitahuan yang wajar sebelum perubahan tersebut berlaku, baik melalui antarmuka aplikasi Hubme, pengumuman di situs web kami, maupun pemberitahuan email ke alamat email administrator yang terdaftar. Tanggal pembaruan terakhir akan selalu dicantumkan pada bagian atas dokumen ini.

17.

Kontak Resmi & Pengaduan DPO

Apabila Anda memiliki pertanyaan, komentar, permohonan pelaksanaan Hak Subjek Data, atau pengaduan sehubungan dengan pengelolaan Data Pribadi Anda, silakan hubungi Kantor Pejabat Pelindungan Data (Data Protection Officer - DPO) kami melalui saluran resmi berikut:

PT. Digital Mediatek Solusindo

Unit Kerja: Tim Kepatuhan & Data Protection Officer (DPO)

Alamat Kantor: Menara Cyber 2 Lt. 18, Jl. HR. Rasuna Said, Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12950

Email DPO: [email protected]

Email Dukungan: [email protected]

Telepon Kantor: +62 21 5088 0100

18.

Tanggal Berlaku dan Penutup

Kebijakan Privasi versi 2026.1 ini berlaku efektif terhitung sejak tanggal 1 Januari 2026 dan menggantikan seluruh versi kebijakan privasi Hubme terdahulu.

Dokumen ini merupakan pernyataan kebijakan pelindungan data resmi dari PT. Digital Mediatek Solusindo dan bukan merupakan nasihat hukum formal bagi pihak luar.